كما تحدثنا بالمقالة السابقة عن الهيكل التنظيمي وأهميته بكل شركة ناجحة, فسنكمل حديثنا عن ما تبقى من أقسام إدارية بالهيكل التنظيمي..

 

ثالثاً إدارة العمليات:

إدارة العمليات هي المصطلح الجديد من إدارة الإنتاج، وهو مصطلح شائع بين الشركات في المجال الصناعي بالأخص. وتعنى إدارة العمليات تحديد نوعيه المنتج من خلال معرفه متطلبات السوق من حيث النوع والجودة ثم تحديد الكم اللازم من عناصر الإنتاج الرئيسية أي العناصر البشرية ونوع المواد الأولية اللازمة للإنتاج.

وتشمل إدارة العمليات:

• تشمل كل العمليات التي تؤدي إلى تحويل المدخلات إلى منتجات أو خدمات مفيدة لمستهلك أو مستخدم ما.
• إدارة العمليات تشمل إدارة الخدمات مثل المطاعم وشركات النقل والخدمات المالية والمحلات والفنادق، وتشمل كذلك إدارة التصنيع مثل المصانع المختلفة.
• كل مؤسسة تقوم بعمليات وذلك لأجل إنتاج منتج أو تقديم خدمة وهذه العمليات تتفاعل مع الوظائف الأساسية الأخرى مثل التمويل والتسويق والموارد البشرية.

وتتكون إدارة العمليات من عدة أقسام:

• خدمة العملاء: وهي مجموعة من العمليات هدفها الرئيسي تعزيز مستوى رضا العملاء، أي الإحساس بأن الخدمة المقدمة قد نالت رضا العملاء. أي أن هي العملية التي يتم من خلالها إشباع إحتياجات وتوقعات العملاء من خلال تقديم خدمة ذات جودة عالية ينتج عنها رضا العملاء.

 

• قسم المشتريات:
  

  ويتميز قسم المشتريات بعدة مهام:

  1. تنفيذ عمليات شراء المشتريات طبقاً لطلبات الشراء المعتمدة و حسب المواصفات المعتمدة و حسب جدول التوريد.
  2. مراقبة مندوبي المشتريات وذلك لطلب عروض الأسعار طبقاً للمواصفات و الكميات.
  3. تنفيذ عمليات التفاوض والشراء بطريقة فعالة من حيث السعر و الجودة و مواعيد التوريد و شروط الدفع و الخدمة و مباشرة التنفيذ في بعض الحالات.

 

• قسم المبيعات: تعد إدارة المبيعات علم من علوم التجارة يعمل على التركيز على عمليات البيع وإدارة عمليات البيع بالشركة. وهي وظيفة هامة في التجارة ولا يمكن تجاهلها بالهيكل الوظيفي على الإطلاق. لأن صافي المبيعات خلال بيع المنتجات والخدمات ينتج عنها ربح وتحفز غالبية الأعمال التجارية. وعادة ما تكون هذه هي أهداف إدارة المبيعات ومؤشرات الأداء.

 

• قسم المستودعات: وهو ذلك القسم المُختص بتخزين المنتجات أو المواد الأولية التي ستتحول بدورها لمنتجات, ولا يمكن الإستغناء عنه أو تقليل أهميته، وذلك لأنه يحمل المعلومات الكافية عن كل الداخل والخارج إلى ومن الشركة.

 

رابعاً قسم إدارة التخطيط والتقنية:

وتعني الوظيفة إدارة ومراقبة الخطط الإستراتيجية لتقنية المعلومات والإشراف على العلاقات مع البائعين وتطوير معايير تقنية المعلومات ووضع السياسات على أساس معايير الإنشاء والتكنولوجيا المتفق عليها، وإدارة خدمات تقنية المعلومات التي يتم تقديمها بواسطة جهات خارجية. تنسيق عملية إعداد سياسات وإجراءات تقنية المعلومات لبلدية المنطقة الغربية والتأكد من الإلتزام بها.

وتتكون إدارة التخطيط والتقنية من:

• مدير برامج أي آر بي ERP:

  والـ ERP هي إختصار لـ Enterprise Resource Planning وتعني تخطيط موارد الشركات وما يميز ذلك النظام أنه يعمل كنظام متكامل.

 

• دعم فني: وتعني حل المشكالات التي تتواجد داخل الشركة أو خارجها مع العملاء والمسؤول عنها يعرف بمسؤول الدعم الفني.

 

• مدير التقنية:

 

  وعلى هذا المدير القيام بتلك المهام:

• يعمل على تحديد المعايير المعتمدة في البرمجة والتقنيات المطلوب إعتمادها، مع ضرورة متابعة جديد التقنيات و إختبارها وإختيار ما يمكن أن يفيد المشروع منها.
• التخطيط الإستراتيجي للمنتج للتماشي مع الأهداف التجارية للشركة، وتحديد قائمة الأولويات للخصائص والتحديثات التي يجب إضافتها للمنتج, مع تحديد جدول زمني مناسب لذلك.
• البحث عن المواهب وتوظيف الفريق المتميز القادر على تنفيذ المنتج بشكل تنافسي وسريع. مع المشاركة في التنفيذ التقني وتدريب الفريق على التقنيات الجديدة.
• حجز النطاقات، إدارة الموقع الرئيسي للشركة وباقي السيرفرات، بناء خدمة البريد الإلكتروني وإدارة النسخ الاحتياطي. (يمكن توكيل بعض هذه المهام لأشخاص آخرين عند نمو الشركة).
• المشاركة مع فريق التسويق والمحررين في شرح مميزات المنتج أو الخدمة بشكل واضح للعملاء المستهدفين.
• الإشراف على مراقبة الجودة.
• الربط بين الأقسام التقنية المختلفة، مثل المبرمجين والمصممين.
• مساعدة قسم التسويق في الجوانب التقنية، مثل توفير الأدوات اللازمة للتسويق ومراقبة التفاعل، ضبط قواعد SEO…
• النيابة عن المدير التنفيذي في التواصل مع المستثمرين، الشركاء والإعلام، لتوضيح بعض المسائل التقنية.

 

• مدير الشبكات: وهو المسؤول عن إدارة الشبكة الحاسوبية والتقنية داخل الشركة.

 

• مبرمج ومدير مواقع الإنترنت: وهو المختص بما يخص الشركة من مواقع وتطبيقات وخاصة إن كانت الشركة تختص بمجالات التقنية. بالإضافة لإهتمامه بمواكبة التقنية ومساعدة باقي الأقسام كقسم التسويق لتزويده بالمعلومات الكافية من أجل القيام بخطة تسويقية جيدة.

 

• الأنظمة الذكية: هي برامج حديثة تعمل على حل المشكلات داخل الشركة بطرق تقنية وحديثة وخاصة المشاكل المعقدة والمهمة.

 

خامساً قسم الإدارة المالية:

وهي عبارة عن مجموعة من الطرق التي تعمل على دراسة أفضل الطرق الممكنة والمتاحة للحصول على الربح المالي وكذلك توفير الدعم المالي للشركة. بالإضافة إلى أنها تشترك مع باقي الأقسام الإدارية من أجل الوصول لأفضل النتائج وأحسنها.

وتتكون الإدارة المالية من عدة عناصر هامة:

• علاقات المساهمين: وتعني علاقات المستثمرين سواء كانوا شركاء في الشركة بأسهم أو أنهم يعملون على إستثمار أموالهم لدى نشاط الشركة.
• رئيس الحسابات: وذلك المسؤول عن قسم الحسابات والمثختص بإداراته وقيام المهام ومتابعتها والمشاركة مع باقي المديرين والمدير التنفيذي للوصول إلى أفضل الحلول بالشركة.
• المراجع الداخلية: هى الإجراءات والأنشطة التى يقوم بها مجموعة من موظفي قسم الإدارة المالية في الشركة بغرض فحص وتقييم الأنشطة المختلفة للشركة و التحقق من صلاحية النظام والسياسات والإجراءات والخطط الموضوعة و صحة تطبيقها.
• المحاسبة والتقارير: التقارير المحاسبية من الأشياء التي تقوم الشركة على أساسها لمعرفة ربحية وخسارة الشركة ومدى تقدمها وإزدهارها وكذلك إن كان هنالك خلل ما لمعالجته وذلك من أجل الوصول إلى الأهداف المراد تحقيقها بناء على الخطط الإستراتيجية التي تم وضعها.
• التحاليل المالية والموازنات: هي جزء من التقارير ولها نفس الأهمية والغرض, وهو معرفة موضع الشركة الحالي وإستنتاج ما ستكون عليه.

 

والآن عزيزي القارئ بعد فهمك لكل قسم إداري وبماذا يقوم, فعليك الآن ترتيب أمورك من جديد بشركتك ولكن للتأكد من مدى أهمية وجود هيكل تنظيمي بالشركة إليك أمور عدة لتزداد تأكيداً:

• يعمل هذا الهيكل على تحديد الوضع الإقتصادي للشركة وذلك من أجل وضع الخطط صحيحة.
• أهم ما يميزه أن المتخصصين أي جميع الأقسام الإدارية تكون على إتصال دائم وفعال.
• يقلل الإزدواجية والتشتت ويمنح التركيز للوصول إلى الأهداف المطلوبة.
• يتيح تبادل الخبرات الجيدة بين الموظفين.
• يساعد على تحقيق الأهداف الوظيفية كالمشاركة والتحفيز ..إلخ.

 

لذلك إن نظرت إلى الشركات الكبرى والتي تحقق النجاح داخلها أي بين موظفيها قبل تحقيق النجاح بين عملائها سترى أنها تسير على هيكل تنظيمي متكامل يدعم المشاركة والتحفيز والتكامل فيما بين الأفراد ..